Un fichier PDF est généralement créé en numérisant un document imprimé à l’aide de scanners spéciaux ou soit en utilisant un logiciel pour convertir un fichier en format texte ou image en un fichier PDF. Il nous arrive tous d’être soumis à cette contrainte d’envoyer seulement de fichier PDF, soit pour répondre à une offre, soit pour éviter de perdre les mises en forme de notre document.
Dans cet article nous allons essayer de vous partager et vous faire comprendre ce qu’est un fichier PDF, son importance, ses avantages et inconvénients. Les fichiers PDF ont de nombreuses utilisations : stockage des documents et des images, envoyer des informations en toute sécurité, faire des présentations pour des projets professionnels ou scolaires, etc.
C’est quoi le PDF ?
Le PDF est une abréviation de Portable Document Format. Un format de fichier utilisé pour présenter et échanger des documents de manière fiable, indépendante du logiciel, du support ou du système d’exploitation. Inventé par Adobe, PDF est maintenant un standard ouvert maintenu par l’International Organization for Standardization (ISO). Un fichier PDF peut contenir des liens, des boutons, des champs de formulaires, du son, … mais aussi il peut être signé électroniquement. Ça facilité d’être consulté et/ou ouvert avec le logiciel gratuit comme Acrobat Reader DC qui est le plus utilisé ou soit avec un navigateur web. La plupart des navigateurs web donnent une possibilité de lire ce type de fichier si vous n’avez aucune application compatible avec ce format.
C’est ce qui les rend si populaires auprès des professionnels et étudiants en particulier car ils sont faciles à transporter sur les ordinateurs portables et les tablettes, ce qui signifie un accès à tous leurs fichiers à tout moment. C’est un fichier obtenu à partir de la compression d’un fichier texte, image, …
Qu’est-ce que la compression PDF ?
La compression d’un fichier consiste à rendre un document facilement transportable et le protège un tout petit peu de certains virus. Le fichier PDF n’est pas souvent efficace en termes d’espace. On le compresse souvent pour économiser beaucoup d’espace de stockage sur un appareil (ordinateur, téléphone, serveur, …). La compression d’un fichier réduira la taille et accélère le téléchargement, mais cela peut également réduire la qualité, ce qui peut être un problème pour un travail professionnel.
Il existe plusieurs outils de compressions, comme les applications de la suite Microsoft donne également cette facilité ; d’autres applications gratuites compatibles les systèmes d’exploitation Window, Mac, Lunix, … peuvent le faire également.
Pourquoi vous devriez compresser vos fichiers PDF
Vos fichiers PDF sont ceux que vous utilisez pour convertir votre document dans un format facile à partager, imprimer et lire. Ils sont parfaits à ces fins, mais ils peuvent occuper beaucoup d’espace sur votre disque dur tout dépend du contenu du fichier compressé ou à compresser.
Avantages d’un fichier PDF
- La popularité du format PDF est qu’il peut être ouvert sur n’importe quel appareil, n’importe quel système d’exploitation et avec la mise en page exacte avec laquelle il a été créé ;
- L’accessibilité : vous pouvez ouvrir votre avec un navigateur web ou soit installer une application compatible comme Adobe Acrobat Reader ;
- Il occupe peu d’espace sur votre disque dur car il supporte une grande variété d’algorithmes de compression d’image ;
- On a la possibilité de personnaliser les paramètres de sécurité, par exemple en empêchant l’impression ou la modification. Le format permet l’utilisation de signatures électroniques pour déterminer l’authenticité du document.
Inconvénients d’un fichier PDF
- Il est impossible de modifier les fichiers PDF gratuitement en gardant le même format que l’original ;
- Il est plus facile de modifier les fichiers dans des formats autres que le PDF car les fichiers PDF doivent être édités dans des programmes spécialisés ;
- Il est difficile de travailler avec les textes présents dans les fichiers PDF, la plupart des fichiers PDF sont perçus comme des images.
Comment utiliser le format PDF
Le format PDF est utilisé pour le stockage et la transmission d’informations textuelles et graphiques sur internet pour éviter la perte de la mise en forme. Le PDF est très pratique dans un cadre d’entreprise, pour une liste de prix ou un contrat par exemple, pour transporter des informations comme le logo, les contenus imprimés (cartes de visite, posters, stickers, etc), les stickers et étiquettes, l’habillement et autres goodies, …
Comment ouvrir les PDF ?
Parce que c’est un format de fichier facile à lire, vous pouvez télécharger et ouvrir les PDF sur les ordinateurs, les appareils mobiles et les tablettes. La plupart des navigateurs permettent de prévisualiser le fichier PDF sans l’ouvrir dans un programme additionnel après téléchargement. Le programme idéal pour ouvrir un PDF est Adobe Acrobat Reader, téléchargeable gratuitement et livré avec la plupart des ordinateurs.
Conclusion
La popularité des fichiers PDF est sa facilité à transporter des données. Grâce à la compression de fichiers en PDF, ça avantage en termes de taille et sa praticabilité de partage ou d’envoi plus rapidement avec d’autres personnes. Vous pensez peut-être qu’il n’est pas nécessaire d’envisager de compresser un PDF car le document est déjà assez petit, mais en réalité, ce n’est pas toujours vrai. Dans cet article vous avez compris nombreuses raisons pour lesquelles vous avez plus l’avantage d’avoir vos fichiers en PDF. Même pour postuler à une offre, on demande souvent d’envoyer vos fichiers sous format PDF.
N’oubliez pas de compresser vos fichiers PDF ! Peu importe la taille du fichier, il y a des avantages à le compresser dans une taille plus petite afin de l’envoyer plus rapidement et de le partager avec d’autres personnes.
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