La suite Microsoft, grâce à son système d’exploitation Windows et sa suite bureautique Office, reste l’une des plus utilisées au monde. Elle propose des programmes tels que Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher et Outlook. Microsoft Word et Excel sont les applications de la suite Office les plus utilisées quotidiennement. Cependant, l’utilisation de ces applications peut entraîner des pertes de données en cas de problème avec l’ordinateur ou de coupure d’électricité, en particulier pour les ordinateurs de bureau.
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Et pourtant Microsoft Office nous fournit une série de fonctions et de fonctionnalités pratiques permettant d’effectuer de nombreuses tâches, à la fois de création et d’édition de documents et de gestion de grandes quantités de données de manière sûre et pratique. Nous avons été nombreux à travailler normalement, soudainement, en cas de panne de courant, de démarrage de l’ordinateur, de fermeture de l’application ou de tout événement susceptible de nous faire perdre le travail, beaucoup de temps et de productivité.
Dans cet article, nous allons voir comment y remédier. Nous allons apprendre aujourd’hui à activer la fonction de sauvegarde automatique dans Word et Excel 2019 afin de préserver l’intégrité des données. Pour rester à jour, n’oubliez pas de revenir sur notre Blog pour plus d’actualités.
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Pourquoi Word et Excel ?
Word 2019 est l’outil le plus populaire au monde pour la création de documents. De la « paperasse » quotidienne aux documents officiels de l’entreprise, les fonctionnalités de Word couvrent la palette complète de la création et traitement de textes.
Excel 2019 fait partie des meilleurs logiciels statistiques que vous pouvez trouver sur le marché. Si vous n’avez pas une notion sur ce logiciel, je vous suggère de s’y mettre car vous en aurez besoin au boulot. Cette application permet de faire des calculs à l’aide des tableurs. Il offre toujours les meilleures fonctionnalités : des tableaux de toutes sortes, des finances aux bases de données de produits, en passant par les saisies pour les déclarations fiscales et bien plus encore.
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Comment activer la sauvegarde automatique dans Microsoft Word
Première Etape : Pour effectuer ce processus dans Word 2019, vous devez aller dans le menu « Fichier » et dans les options affichées, sélectionnez « Options »:
Deuxième étape: Dans la fenêtre développée, nous allons passer à la catégorie « Enregistrement» et voir la configuration suivante :
Troisième étape : Dans la section « Personnaliser l’enregistrement des documents », veuillez configurer les éléments comme indiqué sur l’image ci-dessus. Une fois les configurations terminées, nous cliquez sur « Accepter ou Ok » et les modifications effectuées seront prises en charge en fonction du temps défini. Ainsi, vous devez activer, si ce n’est pas le cas, la case « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les » et saisir dans le champ disponible la fréquence à laquelle Word 2019 exécutera ce processus automatiquement afin d’éviter toute perte de données en cas de panne ou coupure d’électricité.
Dans le champ « Enregistrer les fichiers au format », définissez le type de format pour l’enregistrement automatique du fichier. Pour Word, conservez l’option par défaut .docx recommandée. Cochez « Conserver la dernière version automatiquement récupérée lorsque je ferme sans enregistrer » pour permettre à Word de récupérer automatiquement les données. Définissez également le chemin de stockage des fichiers récupérés.
Activer la sauvegarde automatique dans Excel
Les informations enregistrées dans Excel 2019 peuvent être l’un des plus critiques en termes de niveaux de fonctions et de formules qui, en cas de perte, peuvent constituer un véritable casse-tête.
Étape 1 : Dans le cas d’Excel 2019, il faut aller dans le menu « Fichier » comme dans Word mais cette fois il faut aller sur la partie inférieure et cliquer sur « Autres » et ensuite sur « Options ». Mais dans un autre cas, si vous ne trouvez pas la partie « Autres », cliquez directement sur « Options »
Étape 2 : Dans la fenêtre qui s’affichée, nous allons à la ligne Enregistrer comme dans Word 2019, définir les mêmes paramètres comme nous l’avons précédemment mais cette fois dans « Personnaliser l’enregistrement des classeurs ».
Une fois les configurations faites, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. Ainsi, vous devez activer, si ce n’est pas le cas, la case « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les » et saisir dans le champ disponible la fréquence à laquelle Excel 2019 exécutera ce processus automatiquement afin d’éviter toute perte de données en cas de panne ou coupure d’électricité.
Dans le champ « Enregistrer les fichiers au format », vous pouvez définir le type de format dans lequel le fichier sera automatiquement enregistré. Cochez la case « Conserver la dernière version automatiquement récupérée lorsque je ferme sans enregistrer » afin que Word récupère automatiquement les données. Il va falloir également définir le chemin où les fichiers récupérés seront stockés. Il sera aussi simple d’éviter que notre travail soit perdu dans Word ou Excel 2019 grâce à la fonction de sauvegarde automatique.
Conclusion
Nous avons été nombreux à travailler normalement, soudainement, en cas de panne de courant, de démarrage de l’ordinateur, de fermeture de l’application ou de tout événement susceptible de nous faire perdre le travail, beaucoup de temps et de productivité. Ces deux applications de la suite Microsoft Office ont été choisies à cause de leurs taux d’utilisation par rapport à d’autres applications de la suite office. J’espère que cet article vous a été d’une grande utilité car le problème évoqué ici est très fréquent chez les utilisateurs de la suite Office. Si vous avez aimé l’article, n’hésitez pas à le partager à vos amis. A très bientôt pour d’autres astuces.
